Happy Anniversary, Homeoffice!

Es ist nun über ein Jahr vergangen, in dem wir von zu Hause aus gearbeitet und täglich mehrfach Videokonferenzen abgehalten haben. Und pünktlich zum einjährigen Jubiläum ist es an der Zeit, sich einmal bewusst zu machen, was für großartige Tools wir im Homeoffice an der Hand haben und wie sehr sie uns geholfen haben. Stellen Sie sich nur einmal vor, dass das alles im Jahr 2007 passiert wäre, als wir alle nur Klapphandys zur Verfügung hatten. 

Egal, ob Sie Ihre Kamera im letzten Jahr ausgeschaltet haben oder der Organisator von virtuellen Cocktailstunden waren, wir alle haben ähnliche Erfahrungen mit Videokonferenzen gemacht. Wenn wir etwas gelernt haben, dann ist es, immer Hosen zu tragen, um nicht wie Reeve von Good Morning America zu enden.

Lassen Sie uns eine Reise in die jüngste Vergangenheit machen und sehen, was wir im letzten Jahr außerdem gelernt haben. Wie funktioniert eine Videokonferenz? Dazu haben wir Ihnen 7 Tipps und Empfehlungen mitgebracht.

1. Lassen Sie in Videokonferenzen Ihre Kamera an

Scheuen Sie sich nicht, die Kamera in jedem virtuellen Meeting einzuschalten. Denn das sorgt dafür, dass Sie engagiert bleiben. Wenn Ihre Kamera eingeschaltet ist, ist es unwahrscheinlicher, dass Sie Ihr Telefon in die Hand nehmen, um durch die sozialen Medien zu scrollen oder sich ablenken zu lassen.

Die Gesprächsteilnehmer zu sehen und ihre Mimik wahrzunehmen ist ein ganz entscheidender Vorteil, der sich positiv auf die Gesprächsatmosphäre auswirkt. Es stärkt den Teamspirit, wenn Sie sich gegenseitig sehen und schafft eine ganz andere Nähe und Überzeugungskraft für Ihre Kollegen und Business-Partner. Wenn Sie in einem Meeting also die Möglichkeit dazu haben, entscheiden Sie sich dafür, die Kamera einzuschalten!

Als kleine Ausnahme von der Regel: Wenn es sich um ein Meeting mit vielen Teilnehmern handelt, kann es sinnvoll sein, dass nur die Moderatoren ihre Kameras an haben und die Teilnehmer sich nur bei ihren Redebeiträgen sichtbar schalten.

2. Testen Sie Ihre Ausrüstung

Nehmen Sie sich vor Ihren virtuellen Meetings eine Minute Zeit, um zu prüfen, ob alles richtig funktioniert. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kamera eingeschaltet ist, die Bildqualität stimmt und das Licht an ist.

Genau wie bei Ihren Selfies sollten Sie auch bei Videokonferenzen darauf achten, dass die Beleuchtung stimmt. Selbst mit der besten Kamera kann Ihr Bild bei schlechter Beleuchtung körnig und unprofessionell aussehen. Profitipp: Ein Ringlicht kann hier zu einem professionellen Auftreten und zum besten Licht verhelfen.

Machen Sie einen kurzen Test, ob Ihr Mikrofon und Ihre Lautsprecher richtig funktionieren. Wenn Sie ein Headset verwenden, stellen Sie sicher, dass es angeschlossen ist und die Einstellungen diese Option widerspiegeln. Überprüfen Sie schließlich unbedingt, ob Ihre Internetverbindung stark genug ist.

3. Investieren Sie in ein gutes Headset

Die Audioqualität bei Gesprächen über das Computer-Mikrofonlässt meist mehr als zu wünschen übrig. Was wenn überhaupt nur bedingt an der verwendeten Software liegt.

Das Problem: Ein schlechter Ton kann nicht nur frustrieren, sondern tatsächlich auch Einfluss auf die Motivation und Produktivität der Teilnehmer haben.

Eine gemeinsame Studie des Audiosystemanbieters Epos und des Meinungsforschungsunternehmens Ipsos beweist: Eine schlechte Tonqualität bei Videokonferenzen hat einen negativen Einfluss auf das Geschäft. 95% der Mitarbeiter in modernen Arbeitsumgebungen geben an, dass akustische Störungen ihre Konzentration und Effizienz bei der Arbeit beeinträchtigen.

Durchschnittlich verbringt jeder der befragten Mitarbeiter 30 Minuten seiner wöchentlichen Arbeitszeit damit, die Auswirkungen einer schlechten Audioqualität bei Videokonferenzen zu kompensieren. „Was?“, „Kannst du das bitte wiederholen“ und „Entschuldigung, ich kann dich gerade nicht verstehen“ – diese Klassiker in Videokonferenzen koste eben Zeit. Genauso wie die Wiederholungen der Teilnehmer, die nicht verstanden wurden oder störende Hintergrundgeräusche.

Als einfaches Gegenmittel empfehlen wir Ihnen: Investieren Sie in ein gutes Headset und ersparen Sie sich und Ihren Gesprächsteilnehmenr so die unnötigen Störungen, die mit einer schlechten Audioqualität einher gehen.

4. Planen Sie Pausen zwischen Ihren Videokonferenzen ein

Im klassischen Büro gehören die Wege vom Schreibtisch zum Besprechungsraum oder zum Büro eines Mitarbeiters zum Alltag. Selbst ein einfacher Gang zur Toilette oder zum Kaffeetrinken zwingt Sie dazu, aufzustehen, sich die Beine zu vertreten und sich zu bewegen.

Im Homeoffice fehlt uns diese Bewegung. Zu Hause sind Sie nur ein paar Schritte von Bad und Kaffeemaschine entfernt. Das bietet Ihnen nicht den gleichen „Pauseneffekt“ wie im Büro.

Videokonferenzen sind anstrengend.Und nach mehreren Meetings am Stück fühlt es sich schnell so an, als wären man an den Schreibtisch gekettet. Stellen Sie als Gegenmittel sicher, dass Sie zwischen Ihren Meetings ausreichend Zeit für die kleinen Pausen zwischendurch einplanen, um sich zu entspannen – und zwar ohne weiter in einen Bildschirm zu schauen.

5. Nutzen Sie die Bildschirmfreigabe

Wenn Sie Folien oder ein Dokument präsentieren oder etwas besprechen, für das Sie normalerweise ein Handout bereitstellen würden, verwenden Sie in Videokonferenzen die Bildschirmfreigabe.

Das ermöglicht es den Teilnehmern, Ihren Ausführungen richtig zu folgen. Stellen Sie nicht nur den Link zum Dokument oder die Datei zur Verfügung. Denn so können Sie nicht sicher sein, dass Ihre Gesprächspartner es öffnen. Oder sie öffnen es, beschäftigen sich aber parallel mit anderen Stellen als dem, was sie gerade präsentieren.

Machen Sie also beides: Stellen Sie die Informationen für hinterher zur Verfügung und geben Sie im Termin Ihren Bildschirm frei. So decken Sie alle Szenarien ab und sorgen während des virtuellen Meetings für ein engagiertes Publikum.

6. Die vertrauenswürdige Umschalttaste

Die meistgehörten Sätze in virtuellen Meetings sind wohl „Entschuldigung, ich war auf stumm!“ “Du bist noch auf mute“ oder „Bitte schalte Dein Mikrofon stumm“.

Wir alle kennen störende Hintergrundgeräusche von Meeting-Teilnehmern oder peinliche private Unterhaltungen vor dem nur vermeintlich stumm geschaltetem Mikrofon.

Um solche Situationen zu vermeiden, aktivieren Sie einfach die Option „automatisch stummschalten“, wenn Sie einem Meeting beitreten.

Aber Achtung: Ein permanent stummer Teilnehmer wirkt schnell desinteressiert und abwesend. Achten Sie also darauf, aktiv am Meeting teilzunehmen und sich einzubringen – bei dann eingeschaltetem Mikrofon natürlich. 😉

7. Halten Sie das Meeting kurz und aktiv

Studien zeigen, dass unsere Aufmerksamkeit während virtueller Meetings nach zehn Minuten nachlässt. Nach einer Stunde sollte eine Pause eingeplant werden, um den Teilnehmern zu neuer Konzentration und Entspannung zu verhelfen. Auch kürzere Besprechungseinheiten in kleineren Gruppen fördern die Interaktion und Konzentration.

Digitale Funktionen wie Handheben und Chat können die Partizipation und Interaktion steigern und die Aufmerksamkeit auf das Meeting lenken und halten.

Videokonferenzen sind hier, um zu bleiben

Eines ist sicher: Videokonferenzen und virtuelle Meetings sind hier, um zu bleiben! Auch wenn die Mitarbeiter wieder im Büro sind, wird Remote Work ein fester Bestandteil vieler Unternehmen bleiben – zumindest ein paar Tage die Woche.

Denn die meisten Unternehmen haben die Vorteile des verteilten Arbeitens erkannt: Sie können hohe Reisekosten einsparen , wenn sie die Anzahl der persönlichen Meetings einschränken. Außerdem profitieren sie von den Vorteilen, die sich aus der Erschließung neuer Talent-Pools und potenzieller Kunden jenseits ihrer geografischen Grenzen ergeben. Und auch die meisten Mitarbeiter möchten die neu erlernte Flexibilität nicht mehr missen.

 

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